Навчання співробітників, другий за важливістю етап після зміни бізнес-процесів в межах автоматизації. Його ефективна організація - є прямим шляхом до успішного впровадження автоматизованої системи.
Варто чи не варто здійснювати навчання співробітників, або може достатньо лише посібників користувача
Варто, ще й як! Перед початком роботи з новою автоматизованою системою співробітник повинен мати уявлення про весь набір функцій, які є в системі і які стосуються його функціональних обов’язків. Може, він і не буде користуватись 50% з них, або не запам’ятає, як само потрібно робити, але в конкретній ситуації він буде знати, що програма може це зробити і звернеться за допомогою до служби підтримки або до посібника користувача.
Як показує практика, посібник користувача читають не дуже часто, тим більше - увесь.
Як краще організувати навчання
Ми пропонуємо, щоб не перевантажувати співробітників великим об’ємом нової інформації, організувати навчання за наступними правилами:
- Навчання вести в маленьких групах 3–6 співробітників на обладнанні та території замовника не більше 4-х годин на день. Це наблизить до умов реальної роботи з системою.
- Відокремити навчання адміністраторів від інших співробітників, що дозволить не навантажувати співробітників інформацією, яка їм не потрібна.
- Створити групу з 1-2 співробітника (як правило, це адміністратори), які будуть вести у подальшому спілкування з розробниками. Це дозволить мати внутрішню групу з глибокими знаннями системи, які зможуть відповідати на питання інших свої колег та коректно ставити запитання до розробників.
- Зробити перерви між циклами навчання для того, щоб співробітники встигли попрацювати з системою, накопичити досвід та питання, які будуть розглянуті в наступному циклі навчання.
Чи ефективне навчання online (Інтернет конференції, вебінари)
Так! Але треба зауважити, що його ефективність змінюється в залежності від етапу навчання, віку співробітників та обладнання, на якому це навчання проводиться (великі екрани, персональні монітори, конференц зали та інше). Як правило, ми пропонуємо його використовувати як допоміжне у разі виникнення якихось проблем при роботі комп’ютерної програми або відповіді на групи питань щодо функціонування системи.